Text-Dokumente
Regel
Wenn immer möglich sollten Dokumente als PDF-Datei verschickt werden.
Begründung
- PDF-Dateien sehen auf jedem Gerät genau gleich aus und werden korrekt gedruckt
- Office-Dokumente setzen ein installiertes Office-Paket voraus
- Office-Dokumente enthalten Zusatzinformationen, die oft nicht verschickt werden sollten
- Microsoft-Dokumente sehen im LibreOffice nicht zwingend exakt gleich aus (und umgekehrt)
- Office-Dokumente können Makroviren enthalten
Ausnahme
Dateien in einem Office-Format werden nur genau dann verschickt, wenn die empfangende Person die Datei überarbeiten muss. Verschickt man eine Datei in einem Office-Format, so sind im E-Mail-Text die Umstände explizit zu erwähnen.
Beispiel 1
Lieber Felix
Im Anhang findest du unseren Bio-Vortrag zum Thema Photosynthese. Bitte füge noch weitere Inhalte hinzu.
Grüsse und danke Anna
Beispiel 2
Guten Tag Frau Inderbitzin
Wie an der letzten Besprechung vereinbart, schicke ich Ihnen hiermit meine Maturaarbeit als Word-Dokument zu. Ich bitte Sie, Ihre Korrekturen direkt im Dokument mittels der Überarbeiten-Funktion einzufügen.
Besten Dank und freundliche Grüsse Beat Weber
Bilder
Regel
- Fotos sollten stets im JPG-Format verschickt werden
- Für andere Bilddateien wie Grafiken eignet sich das PNG-Format sehr gut
- Vermeiden Sie produktspezifische Formate wie
.psd(Photoshop), etc.
Begründung
- Produktspezifische Formate setzen voraus, dass ein bestimmtes Produkt installiert ist
- Produktspezifische Formate können auf mobilen Geräten nicht geöffnet werden
Ausnahme
Dateien in einem produktspezifischen Format werden nur genau dann verschickt, wenn die empfangende Person die Datei überarbeiten muss.